Evenementen organiseren

Evenementen organiseren

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk afvalbeheer en de toegankelijkheid voor personen met een handicap.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het organiseren van een evenement. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

Essentiële stappen

In zeven stappen naar een succesrijk evenement, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt.

De zeven stappen op een rijtje:
- Formuleer je idee
- Organiseer je team
- Tref voorbereidingen
- Maak promotie
- Stel een draaiboek op
- Tijd voor je evenement!
- Handel je evenement af

Formuleer je idee

• Doelgroep
Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken?
Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken).
• Doelstelling
Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)?
Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten:
- winst maken
- samenhorigheidsgevoel creëren
- kennis overdragen
- …
• Locatie
Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals:
- bereikbaar met het openbaar vervoer?
- toegankelijk voor mensen met een handicap?
- voldoende parkeerplaatsen aan de locatie?
- geluidsinstallatie aanwezig?
- technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)?
• Tijd en datum
Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter).
• Naam
Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen.
• Programma
Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien.
• Begroting
Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting).
• TIP
Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

Organiseer je team

• Taakverdeling
Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt.
• Organisator
- de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement
- voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen
- draaiboek opstellen
- controleren of de afspraken opgevolgd worden
- …
• Promotiemanager
- een huisstijl en een logo ontwerpen
- opstellen van promotiemateriaal
- contact met de pers onderhouden
- advertenties in de geschikte media plaatsen
- …
• Penningmeester
- een begroting opstellen
- financiële administratie beheren
- aanvragen van subsidies
- zorgen voor een bankrekening
- regelen van (eventuele) verzekeringen
- controle van de facturen
- …
• Secretaris
- verslag van de vergadering maken
- verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers
- bijhouden en verdelen van de binnengekomen post
- verzorgen van correspondentie
- …
• Vergaderen
Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking.
- Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand).
- Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten?
- Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

Tref voorbereidingen

Hieronder geven we enkele algemene richtlijnen mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je medewerkers nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele wettelijke verplichtingen. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets drinken of eten. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd:
- Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak.
- Wie doet er de inkopen?
- Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren?
- Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden.
- Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken?
- Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op www.velt.be.

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een EHBO-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

Maak promotie

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede promotiecampagne is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan noodzakelijke informatie bevatten:
- Wat?
Om welk evenement gaat het?
- Wanneer?
Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip?
- Waar?
Wat is de locatie van het evenement?
- Prijs?
Wat kost de toegang tot dit evenement?
Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra bijkomende informatie is altijd nuttig, zoals:
- Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)?
- Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)?
- Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap?
- Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd verkeerde informatie of spellingsfouten. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde (huis)stijl zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je doelgroep voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

Promotiemiddel	Voordelen	Nadelen
Affiche	Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop	Weinig informatie Ongericht
Folder	Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd	Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier
Flyer	Actieve benadering Persoonlijk	Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon
Website	Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie	Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
Persbericht	Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit	Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
Advertentie	Groot tot zeer groot bereik	Weinig informatie Duur

 

Stel een draaiboek op

• Een draaiboek of een scenario is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het stappenplan van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- Wat moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen).
- Wanneer moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30).
- Wie is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma).
- Welk materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht promotiemiddelen

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een centrale plaats te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de opbouw en de afbraak in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook nuttige telefoonnummers op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

Tijd voor je evenement!

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek uit te voeren.

• In de loop van het evenement zullen er onverwachts problemen opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web:
- zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers
- is ten allen tijde bereikbaar
- neemt indien nodig noodzakelijke besluiten
- is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

Handel je evenement af

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de eindboekhouding opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: evalueren is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren.
- Betrek iedereen die meegewerkt heeft.
- Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten?
- Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te bedanken.

Wettelijke verplichtingen

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat administratieve formaliteiten moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

Sabam

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be)
Tien dagen voor evenement te betalen.

Vrijwilligers

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de wetgeving i.v.m.vrijwilligerswerk.

•Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten?
Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen.
- Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord.
- Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• Informatieplicht: Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over:
- de doelstelling en het statuut van de organisatie
- het verzekeringscontract (zie verder)
- eventuele aanvullende polissen
- de kostenvergoeding (zie verder)
- de geheimhoudingsplicht

• Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger? De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen:
- Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten.
- Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden.
- Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers onkosten maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden.
- Forfaitaire kostenvergoeding: Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in).
- Reële kostenvergoeding: Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

Milieuvergunning

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen
- Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd
- Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

Vergunning sterkedrank

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

Eetwarenvergunning

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

Affiches plakken en flyers strooien

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de verantwoordelijke uitgever en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: ‘verboden op de openbare weg te gooien’. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de aanplakkingtaks verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien officiële aanplakborden. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

Plaatsen van borden langs de openbare weg

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De vergunning hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen toegestaan:
- voor socio-culturele verenigingen
- met een maximum van 2 borden per gewestweg
- enkel binnen de eigen gemeentegrenzen
- voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!)
- als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…)
- als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op privéterrein staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

Verzekeringen

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een ongevallenverzekering af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering ‘alle risico’s’ kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• Opgelet: Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

Toegankelijkheid voor mensen met een handicap

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap volwaardige burgers zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen hulp aan, maar dring je zeker en vast niet op.

Toegankelijkheid van informatie

• Verspreid via al je infokanalen (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een toegankelijke taal en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap baat bij).

• Gebruik schreefloze lettertypes (zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende groot lettertype. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je website ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten:
- De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets).
- Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen.
- Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

Bereikbaarheid

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een eenvormige bewijzering (gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid.
• Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen.
• Voorzie parkeerplaatsen voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

Terrein

• Zorg voor een verharde ondergrond, die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote hoogteverschillen. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de toegangs- en doorgangswegen. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij zitplaatsen moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch hulp- en blindegeleidehonden toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een kassa bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een podium is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk sanitair. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als ADL-assistenten. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

Een afvalarm evenement

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te beperken. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement profileren als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak goedkoper. Als derde (en wel meest belangrijke) reden belast een afvalarm evenement veel minder het milieu en de omgeving.

Algemene organisatie

• Je kan iemand aanstellen als milieuverantwoordelijke. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een afvalplan moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken:
- de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer
- het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes
- de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een milieuteam, om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket:
- het opruimen van zwerfvuil
- het bemannen van afvaleilanden
- het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

Promotie

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te beperken. Dit kan je doen op volgende manieren:
- Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief.
- Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken.
- Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring bedachtzaam hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren.
- Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden.
- Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg?
- Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• Communiceer je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

Het evenement zelf

• Plaats afvaleilanden op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen:
- Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden.
- Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag
Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt.
- Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om herbruikbare bekers te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden:
- Zijn er voldoende helpers om af te wassen?
- Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig.
- Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de drink- en eetstanden moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen.
- Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers…
- Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje.
- Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d.
- Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het sanitair kan je heel wat maatregelen nemen:
- Gebruik gerecycleerd toiletpapier.
- Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen.
- Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank.
- Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.