Participatiewiki - Gebruikersbijdragen [nl]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:28:17Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”(Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq).

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.(Ibid).

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor '''duidelijkheid''' en '''goede samenwerking '''tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het '''evenwicht '''tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van '''variatie''' in het werk en van een zeker mate van '''zelfstandigheid''' in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht '''wervings- en selectiebeleid'''. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de '''motieven''' van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van '''wederzijdse verwachtingen '''dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een '''verkennend gesprek '''met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort '''contract '''waarin de '''samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten '''beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te '''respecteren'''. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte '''afsprakenlijst''' die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk '''stopgezet''' worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de '''redenen''' van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te '''bedanken''' voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het '''bijstaan '''van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen '''ontplooien '''en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de '''behoefte''' van de vrijwilligers en de '''complexiteit van de taak''', het is een kwestie van '''maatwerk'''. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er.

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is '''wederkerigheid'''. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via '''verschillende kanalen '''tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers '''betrokken''' te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun '''capaciteiten''' te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waardering ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door '''bijvoorbeeld''': • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een '''creatieve manier '''op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

== Rechten & plichten ==

'''Onkostenvergoedingen'''

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden. Ze zijn niet cumuleerbaar.

- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen) Bv. treinticket, … - forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008 ≤ 29.05 euro/dag ≤ 1.161.82 euro/jaar

Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?

'''Verzekering'''

- Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering ongevallen (lichamelijke schade) Verzekering Rechtsbijstand

Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

'''Uitkeringsgerechtigden '''Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.

'''Geschillen '''Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.

'''Vrijwilligershandleiding'''

De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over: • de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur • welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen • op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen • huisregels en afspraken die er zijn gemaakt • taken en bevoegdheden van vrijwilligers • Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken) • Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad • regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers • waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen • belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:27:19Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”(Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq).

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.(Ibid).

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor '''duidelijkheid''' en '''goede samenwerking '''tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het '''evenwicht '''tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van '''variatie''' in het werk en van een zeker mate van '''zelfstandigheid''' in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht '''wervings- en selectiebeleid'''. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de '''motieven''' van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van '''wederzijdse verwachtingen '''dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een '''verkennend gesprek '''met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort '''contract '''waarin de '''samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten '''beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te '''respecteren'''. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte '''afsprakenlijst''' die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk '''stopgezet''' worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de '''redenen''' van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te '''bedanken''' voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het '''bijstaan '''van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen '''ontplooien '''en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de '''behoefte''' van de vrijwilligers en de '''complexiteit van de taak''', het is een kwestie van '''maatwerk'''. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er.

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is '''wederkerigheid'''. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via '''verschillende kanalen '''tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers '''betrokken''' te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun '''capaciteiten''' te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waardering ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

== Rechten & plichten ==

'''Onkostenvergoedingen'''

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden. Ze zijn niet cumuleerbaar.

- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen) Bv. treinticket, … - forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008 ≤ 29.05 euro/dag ≤ 1.161.82 euro/jaar

Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?

'''Verzekering'''

- Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering ongevallen (lichamelijke schade) Verzekering Rechtsbijstand

Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

'''Uitkeringsgerechtigden '''Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.

'''Geschillen '''Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.

'''Vrijwilligershandleiding'''

De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over: • de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur • welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen • op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen • huisregels en afspraken die er zijn gemaakt • taken en bevoegdheden van vrijwilligers • Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken) • Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad • regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers • waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen • belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:25:30Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”(Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq).

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.(Ibid).

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor '''duidelijkheid''' en '''goede samenwerking '''tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het '''evenwicht '''tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van '''variatie''' in het werk en van een zeker mate van '''zelfstandigheid''' in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht '''wervings- en selectiebeleid'''. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de '''motieven''' van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van '''wederzijdse verwachtingen '''dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een '''verkennend gesprek '''met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort '''contract '''waarin de '''samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten '''beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te '''respecteren'''. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte '''afsprakenlijst''' die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk '''stopgezet''' worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de '''redenen''' van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te '''bedanken''' voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waardering ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

== Rechten & plichten ==

'''Onkostenvergoedingen'''

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden. Ze zijn niet cumuleerbaar.

- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen) Bv. treinticket, … - forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008 ≤ 29.05 euro/dag ≤ 1.161.82 euro/jaar

Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?

'''Verzekering'''

- Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering ongevallen (lichamelijke schade) Verzekering Rechtsbijstand

Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

'''Uitkeringsgerechtigden '''Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.

'''Geschillen '''Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.

'''Vrijwilligershandleiding'''

De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over: • de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur • welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen • op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen • huisregels en afspraken die er zijn gemaakt • taken en bevoegdheden van vrijwilligers • Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken) • Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad • regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers • waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen • belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:23:16Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”(Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq).

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.(Ibid).

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor '''duidelijkheid''' en '''goede samenwerking '''tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het '''evenwicht '''tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van '''variatie''' in het werk en van een zeker mate van '''zelfstandigheid''' in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedankt voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waardering ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

== Rechten & plichten ==

'''Onkostenvergoedingen'''

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden. Ze zijn niet cumuleerbaar.

- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen) Bv. treinticket, … - forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008 ≤ 29.05 euro/dag ≤ 1.161.82 euro/jaar

Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?

'''Verzekering'''

- Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering ongevallen (lichamelijke schade) Verzekering Rechtsbijstand

Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

'''Uitkeringsgerechtigden '''Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.

'''Geschillen '''Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.

'''Vrijwilligershandleiding'''

De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over: • de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur • welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen • op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen • huisregels en afspraken die er zijn gemaakt • taken en bevoegdheden van vrijwilligers • Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken) • Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad • regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers • waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen • belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:22:08Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”(Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq).

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.(Ibid).

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedankt voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waardering ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

== Rechten & plichten ==

'''Onkostenvergoedingen'''

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden. Ze zijn niet cumuleerbaar.

- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen) Bv. treinticket, … - forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008 ≤ 29.05 euro/dag ≤ 1.161.82 euro/jaar

Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?

'''Verzekering'''

- Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering ongevallen (lichamelijke schade) Verzekering Rechtsbijstand

Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

'''Uitkeringsgerechtigden '''Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.

'''Geschillen '''Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.

'''Vrijwilligershandleiding'''

De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over: • de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur • welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen • op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen • huisregels en afspraken die er zijn gemaakt • taken en bevoegdheden van vrijwilligers • Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken) • Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad • regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers • waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen • belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:21:47Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq.

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.(Ibid).

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedankt voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waardering ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

== Rechten & plichten ==

'''Onkostenvergoedingen'''

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden. Ze zijn niet cumuleerbaar.

- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen) Bv. treinticket, … - forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008 ≤ 29.05 euro/dag ≤ 1.161.82 euro/jaar

Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?

'''Verzekering'''

- Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering ongevallen (lichamelijke schade) Verzekering Rechtsbijstand

Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

'''Uitkeringsgerechtigden '''Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.

'''Geschillen '''Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.

'''Vrijwilligershandleiding'''

De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over: • de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur • welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen • op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen • huisregels en afspraken die er zijn gemaakt • taken en bevoegdheden van vrijwilligers • Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken) • Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad • regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers • waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen • belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:21:29Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq.

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.bid.

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedankt voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waardering ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

== Rechten & plichten ==

'''Onkostenvergoedingen'''

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden. Ze zijn niet cumuleerbaar.

- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen) Bv. treinticket, … - forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008 ≤ 29.05 euro/dag ≤ 1.161.82 euro/jaar

Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?

'''Verzekering'''

- Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering ongevallen (lichamelijke schade) Verzekering Rechtsbijstand

Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

'''Uitkeringsgerechtigden '''Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.

'''Geschillen '''Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.

'''Vrijwilligershandleiding'''

De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over: • de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur • welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen • op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen • huisregels en afspraken die er zijn gemaakt • taken en bevoegdheden van vrijwilligers • Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken) • Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad • regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers • waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen • belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:21:06Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq.

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.<ref>Ibid.</ref>  

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedankt voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waardering ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

== Rechten & plichten ==

'''Onkostenvergoedingen'''

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden. Ze zijn niet cumuleerbaar.

- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen) Bv. treinticket, … - forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008 ≤ 29.05 euro/dag ≤ 1.161.82 euro/jaar

Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?

'''Verzekering'''

- Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering ongevallen (lichamelijke schade) Verzekering Rechtsbijstand

Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

'''Uitkeringsgerechtigden '''Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.

'''Geschillen '''Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.

'''Vrijwilligershandleiding'''

De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over: • de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur • welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen • op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen • huisregels en afspraken die er zijn gemaakt • taken en bevoegdheden van vrijwilligers • Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken) • Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad • regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers • waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen • belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:19:55Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”<ref>Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq.</ref>

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.<ref>Ibid.</ref>  

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedankt voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waardering ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

== Rechten & plichten ==

'''Onkostenvergoedingen'''

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden. Ze zijn niet cumuleerbaar.

- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen) Bv. treinticket, … - forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008 ≤ 29.05 euro/dag ≤ 1.161.82 euro/jaar

Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?

'''Verzekering'''

- Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering ongevallen (lichamelijke schade) Verzekering Rechtsbijstand

Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

'''Uitkeringsgerechtigden '''Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.

'''Geschillen '''Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.

'''Vrijwilligershandleiding'''

De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over: • de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur • welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen • op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen • huisregels en afspraken die er zijn gemaakt • taken en bevoegdheden van vrijwilligers • Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken) • Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad • regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers • waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen • belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:19:35Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”<ref>Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq.</ref>

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.<ref>Ibid.</ref>  

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedankt voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waarderen van vrijwilligers ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

== Rechten & plichten ==

'''Onkostenvergoedingen'''

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd werk, toch kan de organisatie de vrijwilliger tegemoet komen in de gemaakte onkosten. De organisatie moet hiervoor de keuze maken tussen twee systemen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Het zijn beide systemen die bedoeld zijn voor onbezoldigde activiteiten en waarop geen belastingen en sociale bijdragen betaald moeten worden. Ze zijn niet cumuleerbaar.

- reële kostenvergoeding (kosten bewijzen) Bv. treinticket, … - forfaitaire kostenvergoeding: vrijwilligersvergoeding vanaf 01/01/2008 ≤ 29.05 euro/dag ≤ 1.161.82 euro/jaar

Bepaal als organisatie of de kosten die vrijwilligers maken terugbetaald kunnen worden. Welke kostenvergoeding daarvoor gebruikt wordt en voor welke onkosten de regeling geldt. Werk ook een vast systeem uit voor de vergoeding van onkosten. Hoe moeten de kosten bewezen worden en wanneer?

'''Verzekering'''

- Verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid - Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering ongevallen (lichamelijke schade) Verzekering Rechtsbijstand

Geef goed weer in het vrijwilligersbeleid welke verzekeringen afgesloten werden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

'''Uitkeringsgerechtigden '''Neem contact op met de bevoegde instanties indien vrijwilligers uitkeringsgerechtigd zijn. Zij moeten daarvoor in principe toestemming vragen aan de RVA.

'''Geschillen '''Schrijf neer wat gebeurt in geval van geschil tussen de vrijwilliger en de organisatie of tussen vrijwilligers en beroepskrachten of tussen vrijwilligers onderling.

'''Vrijwilligershandleiding'''

De Vrijwilligershandleiding bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie. Het is gebaseerd op het vrijwilligersbeleid en specifiek gericht op de vrijwilligers. Geef de handleiding mee bij wijze van introductie. Zo heeft de (nieuwe) vrijwilliger meteen informatie over: • de organisatie, haar doelstellingen, werkwijze en organisatiestructuur • welke activiteiten vrijwilligers kunnen doen • op welke plaats in de organisatie vrijwilligers werkzaam zijn en wat ze doen • huisregels en afspraken die er zijn gemaakt • taken en bevoegdheden van vrijwilligers • Wat heeft de organisatie te bieden (verschillende taken) • Wat heeft de vrijwilliger te bieden (persoonlijke talenten, ervaringen, motivatie, tijd) in de vorm van een invulblad • regelingen en voorzieningen voor vrijwilligers • waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen en problemen • belangrijke adressen en telefoonnummers, namen van contactpersonen 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:13:46Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”<ref>Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq.</ref>

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.<ref>Ibid.</ref>  

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedankt voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

== Waarderen van vrijwilligers ==

Vrijwilligerswerk is in onbetaald werk. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. De basis voor het waarderingsbeleid voor vrijwilligers bestaat uit een positieve houding, attent zijn, zorgvuldig communiceren en laten merken dat je de inzet van vrijwilligers waardeert.

Je kunt je waardering laten blijken door bijvoorbeeld: • Het geven van persoonlijke aandacht, vrijwilligers serieus nemen • Feestelijke bijeenkomsten voor vrijwilligers • Attentie met feestdagen • Aandacht voor verjaardag, ziekte en andere persoonlijke zaken • Goede ontvangst • Als leidinggevende van vrijwilligers stimuleren dat collega beroepskrachten zich positief opstellen t.a.v. vrijwilligers • Verstrekken van certificaat en referenties

Hou er wel rekening mee dat de meeste vrijwilligers zich inzetten omdat ze plezier beleven aan de activiteit zelf. Men stelt hierbij vast dat het geven van beloningen (extrinsieke motivatie) de intrinsieke motivatie van vrijwilligers kan aantasten. Het vrijwilligerswerk wordt door de goedbedoelde beloningen soms ervaren als ‘moeten’ (want men kreeg er iets voor) in plaats van ‘willen’. De ‘controle’ over de motivatie van de vrijwilliger wordt als het ware buiten hemzelf geplaatst. Tegelijk kan gesteld worden dat zelfs activiteiten die in grote mate vanuit een intrinsieke motivatie voortkomen, ook voor een stuk extrinsiek gemotiveerd zijn. Zo hebben veel vrijwilligers ook nood aan erkenning van en waardering voor hun inzet, al was het maar het op tijd en stond uitspreken van die waardering.

Voor organisaties die hun vrijwilligers willen belonen, loont het de moeite hier even bij stil te staan en op een creatieve manier op zoek te gaan naar het geven van waardering en erkenning voor de vrijwilliger zonder de intrinsieke motivatie te ondergraven.

 

 

 

 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:12:06Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”<ref>Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq.</ref>

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.<ref>Ibid.</ref>  

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedankt voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Soorten informatie'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Denk hierbij aan website, een krantje, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen etc., kennismakingsmap. Maak hierin een keuze die je consequent uitvoert. Het publiceren van een vrijwilligershandleiding is een zeer goede methode om elke vrijwilliger op de hoogte te brengen van enkele fundamentele elementen van het vrijwilligersbeleid. Het is een korte en duidelijke informatiebrochure gericht aan vrijwilligers.

'''Inspraak'''

Inspraak betekent dat de vrijwilligersorganisatie zich inspant om de vrijwilligers betrokken te houden wat hun democratisch recht is. De vrijwilliger moet op de hoogte zijn van het proces van besluitvorming in de organisatie en hoe hij daarin als vrijwilliger bij betrokken wordt. Welke vaste momenten zijn er om beslissingen te nemen, informatie uit te wisselen, mekaar te ontmoeten? Ook buiten de vergaderingen moet geluisterd worden naar de wensen, klachten en opmerkingen die de vrijwilligers hebben. Geef aan bij wie ze daarvoor terecht kunnen.

'''Scholing/vorming'''

Hierin worden de mogelijkheden van interne en externe scholing en vorming van de vrijwilligers weergegeven. Vorming geeft de vrijwilligers de mogelijkheid hun capaciteiten te ontwikkelen en draagt bij tot hun gevoel van welbevinden en gewaardeerd worden.

 

 

 

 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T10:00:18Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn '''visie op vrijwilligerswerk'''. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een '''zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid '''voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid '''regelmatig geëvalueerd '''en '''bijgestuurd''' wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge '''verschillen'''. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

==== Wat is vrijwilligersbeleid? ====

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”<ref>Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq.</ref>

==== Waarom vrijwilligersbeleid? ====

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. • Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers. • Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.<ref>Ibid.</ref>  

==== Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid? ====

• De vrijwilligers zelf; • De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers; • In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken; • Het bestuur of de directie van de organisatie. Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk. 

==== Inhoud van het vrijwilligersbeleid ====

Enkele '''uitgangspunten '''voor een vrijwilligersbeleid: • De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie; • De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats. • Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant. '''Onderdelen''' van het vrijwilligersbeleid: 1. Analyse van de organisatie 2. Visie op het werken met vrijwilligers 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers 4. Werving, selectie, introductie en beëindiging 5. Begeleiding 6. Waardering 7. Rechten & plichten

== Analyse van de organisatie ==

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

==== Doelstellingen ====

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

==== Organisatiecultuur ====

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

==== Organisatiestructuur ====

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

== Visie op het werken met vrijwilligers ==

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de '''algemene visie''' van de '''organisatie'''. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers '''nodig '''om: - vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient; - de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers; - de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen; - het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere '''onderdelen''': - Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel? - Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers? - Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie? - Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk? - Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet? - Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand? - Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

== Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers ==

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.

== Werving, selectie, introductie en beëindiging ==

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

==== Werving en selectie ====

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

Een verkennend gesprek met de nieuwe vrijwilliger is een goed middel om zicht te krijgen op de wederzijdse verwachtingen. Pols zeker naar de motivatie van de vrijwilliger om vrijwilligerswerk te doen en de motivatie om juist bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Wat doet de vrijwilliger graag, wat niet? Wat kan de vrijwilliger? Wat niet? Hoeveel tijd? Welke taken? Etc.

''' Voorbeeld van een wervingsplan '''(Verstraete 1994) Onze organisatie • Wat is ons imago, hoe zijn we gekend? • Hoe ziet ons werkgebied eruit? • Op welke voorzieningen kunnen we een beroep doen? • Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Het doel • Voor welke taak zoeken wij vrijwilligers? • Hoeveel vrijwilligers zoeken we? • Binnen welke termijn? De doelgroep • Wie moeten we aanspreken? Wie is er geschikt? Welk profiel? • Waar vinden we zulke mensen? De boodschap • Wat gaan we vertellen? • De vijf W’s: . Wie zoek je . Wat zijn de taken . Waar moet de vrijwilliger werken, waar kan hij terecht voor informatie . Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht . Waarom zoekt de organisatie vrijwilligers en waarom zou een vrijwilliger dit werk doen • Hoe zullen we het formuleren? De communicatiekanalen • Welke weg zullen we kiezen? • Mensen mondeling aanspreken? • Mensen schriftelijk aanspreken? • De media gebruiken? Evaluatie van het plan • Is ons doel goed geformuleerd? • Wie houdt alle gegevens bij voor een verslag? Het draaiboek • Wie doet wat, wanneer, hoe? • Met welke middelen (begroting)?

==== Onthaal en introductie ====

Een goede introductie is primordiaal voor een goed verder verloop van de samenwerking. De introductieperiode heeft een drieledig doel. - inwerken in de taken; - kennismaken met de andere vrijwilligers en de relevante betaalde krachten - verdiepen van de kennismaking met de organisatie als context van de activiteit: de doelstelling van de organisatie, haar structuur en werkwijze, de huisregels en –gewoontes.

==== Samenwerkingsovereenkomst ====

Vaak wordt er (al dan niet na een introductieperiode) een samenwerkingsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst of vrijwilligerscontract afgesloten. Dit is een soort contract waarin de samenwerking, afspraken en wederzijdse rechten en plichten beschreven staan. Beide partijen verbinden zich ertoe om die te respecteren. Het hanteren van dergelijke formele overeenkomst heeft voor- en nadelen. Een overeenkomst schept helderheid, maar kan ook een onnodige belasting vormen voor de vrijwilligers. Sommige organisaties werken met een tussenvorm, zoals bijvoorbeeld een korte afsprakenlijst die niet per se ondertekend moet worden.

==== Beëindiging ====

Voorzie in je vrijwilligersbeleid ook een procedure voor de beëindiging van een vrijwillig engagement. Vrijwilligerswerk is niet eeuwigdurend, zeker niet in het licht van de ‘nieuwe vrijwilliger’ die voor korte en taakgerichte engagementen kiest. Om uiteenlopende redenen kan het vrijwilligerswerk stopgezet worden. Het is als organisatie belangrijk om zicht te krijgen op de redenen van het vertrek. Voorzie daartoe een exit-gesprek en/of een exit-vragenlijst. Vergeet in elk geval de vrijwilliger niet op een gepaste manier te bedankt voor zijn inzet.

== Begeleiding ==

Een van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juiste begeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het bijstaan van de vrijwilligers opdat ze zich optimaal kunnen ontplooien en hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van de vrijwilligers en de complexiteit van de taak, het is een kwestie van maatwerk. Goede begeleiding zal per vrijwilliger verschillen en is afhankelijk van de kwaliteiten en motivatie van de vrijwilliger en de visie, houding en vaardigheden van de begeleid(st)er

'''Enkele aandachtspunten'''

1. Wie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de organisatie? • Wie geeft instructies aan vrijwilliger? • Wat mag de vrijwilliger van de begeleider verwachten? • Wat mag de begeleider van de vrijwilliger verwachten? 2. Hoe verloopt de inhoudelijke aansturing? • Rol van de coördinator van de organisatie • Rol van vrijwilligerscoördinator • Overleg / contactmomenten

'''Communicatie en informatie'''

Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid. Communicatie is de samenspraak tussen vrijwilligers en vertegenwoordigers van de organisatie, waarbij zij informatie, ervaringen en opvattingen uitwisselen over de inhoud, organisatie en ontwikkeling van het werk, over het vrijwilligersbeleid en het algemene beleid (Van Putten & Helwegen-Blanksma, 1999). Om hun werk goed te doen hebben vrijwilligers actuele informatie nodig. Verwacht niet van de vrijwilligers dat ze meerdere malen per week vergaderen of dat ze grote hoeveelheden papier doorworstelen. Zorg voor duidelijke communicatie via gekende en toegankelijke kanalen.

'''Informatie is te onderscheiden in:'''

• Taakinformatie: om je werk zo goed mogelijk te kunnen doen • Beleidsinformatie: over de koers en het werkplan van de organisatie • Motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen etc. Het betreft hier informatie om de betrokkenheid van vrijwilligers te verhogen. • Nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

 

 

 

 

<references />

<references />

[[Category:Vrijwilligerswerk]]

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:57:59Z

Sociumi:

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:57:35Z

Sociumi:

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:56:19Z

Sociumi:

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:53:33Z

Sociumi:

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:52:27Z

Sociumi:

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:51:17Z

Sociumi:

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:49:28Z

Sociumi:

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:48:13Z

Sociumi:

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:47:27Z

Sociumi:

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:46:30Z

Sociumi:

Vrijwilligersbeleid

2010-08-27T09:44:46Z

Sociumi:

Evenementen organiseren

2010-08-26T13:37:24Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref name="null">Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L. (2007), ‘Rechten en plichten’, in: De Naer, G. (e.a.), ‘Vrijwilligers broodnodig’, Gent: Sociumi vzw. Te bestellen via info@sociumi.be.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>‘Intro. Leidraad voor toegankelijke evenementen en festivals’ (2003), Brussel: Gelijke kansen in Vlaanderen. Beschikbaar op www.inclusie.be of via gelijkekansen@vlaanderen.be.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op<ref>Kerchove, B., Pelkmans, G., Renaudin, C., Taillaert, C. en Verscheure, B. (2007), ‘Wie laagst lacht, best lacht. Leidraad voor een rolstoeltoegankelijk evenement’, Oostende: projectgroep Hogeschool West-Vlaanderen.</ref>.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving<ref>Vandenbon, G., ‘Gids voor afvalarme evenementen. Handleiding voor de milieuvriendelijke organisatie van massa-evenementen’ (1996), Mechelen: Ovam.</ref>.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

==== Het evenement zelf ====

• Plaats '''afvaleilanden''' op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen: - Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden. - Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt. - Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om '''herbruikbare bekers '''te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers<ref>www.milieukoopwijzer.be</ref>. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden: - Zijn er voldoende helpers om af te wassen? - Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig. - Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de '''drink- en eetstanden '''moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen. - Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers… - Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje. - Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d. - Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het '''sanitair''' kan je heel wat maatregelen nemen: - Gebruik gerecycleerd toiletpapier. - Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen. - Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank. - Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T13:35:31Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref name="null">Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L. (2007), ‘Rechten en plichten’, in: De Naer, G. (e.a.), ‘Vrijwilligers broodnodig’, Gent: Sociumi vzw. Te bestellen via info@sociumi.be.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>‘Intro. Leidraad voor toegankelijke evenementen en festivals’ (2003), Brussel: Gelijke kansen in Vlaanderen. Beschikbaar op www.inclusie.be of via gelijkekansen@vlaanderen.be.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op<ref>Kerchove, B., Pelkmans, G., Renaudin, C., Taillaert, C. en Verscheure, B. (2007), ‘Wie laagst lacht, best lacht. Leidraad voor een rolstoeltoegankelijk evenement’, Oostende: projectgroep Hogeschool West-Vlaanderen.</ref>.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving<ref>Vandenbon, G., ‘Gids voor afvalarme evenementen. Handleiding voor de milieuvriendelijke organisatie van massa-evenementen’ (1996), Mechelen: Ovam.</ref>.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

==== Het evenement zelf ====

• Plaats '''afvaleilanden''' op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen: - Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden. - Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt. - Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om '''herbruikbare bekers '''te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden: - Zijn er voldoende helpers om af te wassen? - Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig. - Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de '''drink- en eetstanden '''moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen. - Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers… - Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje. - Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d. - Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het '''sanitair''' kan je heel wat maatregelen nemen: - Gebruik gerecycleerd toiletpapier. - Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen. - Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank. - Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T13:33:10Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref name="null">Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L. (2007), ‘Rechten en plichten’, in: De Naer, G. (e.a.), ‘Vrijwilligers broodnodig’, Gent: Sociumi vzw. Te bestellen via info@sociumi.be.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>‘Intro. Leidraad voor toegankelijke evenementen en festivals’ (2003), Brussel: Gelijke kansen in Vlaanderen. Beschikbaar op www.inclusie.be of via gelijkekansen@vlaanderen.be.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op<ref>Kerchove, B., Pelkmans, G., Renaudin, C., Taillaert, C. en Verscheure, B. (2007), ‘Wie laagst lacht, best lacht. Leidraad voor een rolstoeltoegankelijk evenement’, Oostende: projectgroep Hogeschool West-Vlaanderen.</ref>.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

==== Het evenement zelf ====

• Plaats '''afvaleilanden''' op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen: - Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden. - Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt. - Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om '''herbruikbare bekers '''te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden: - Zijn er voldoende helpers om af te wassen? - Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig. - Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de '''drink- en eetstanden '''moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen. - Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers… - Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje. - Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d. - Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het '''sanitair''' kan je heel wat maatregelen nemen: - Gebruik gerecycleerd toiletpapier. - Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen. - Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank. - Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T13:30:37Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref name="null">Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L. (2007), ‘Rechten en plichten’, in: De Naer, G. (e.a.), ‘Vrijwilligers broodnodig’, Gent: Sociumi vzw. Te bestellen via info@sociumi.be.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op<ref>Kerchove, B., Pelkmans, G., Renaudin, C., Taillaert, C. en Verscheure, B. (2007), ‘Wie laagst lacht, best lacht. Leidraad voor een rolstoeltoegankelijk evenement’, Oostende: projectgroep Hogeschool West-Vlaanderen.</ref>.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

==== Het evenement zelf ====

• Plaats '''afvaleilanden''' op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen: - Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden. - Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt. - Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om '''herbruikbare bekers '''te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden: - Zijn er voldoende helpers om af te wassen? - Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig. - Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de '''drink- en eetstanden '''moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen. - Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers… - Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje. - Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d. - Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het '''sanitair''' kan je heel wat maatregelen nemen: - Gebruik gerecycleerd toiletpapier. - Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen. - Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank. - Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T13:29:00Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref name="null">Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L. (2007), ‘Rechten en plichten’, in: De Naer, G. (e.a.), ‘Vrijwilligers broodnodig’, Gent: Sociumi vzw. Te bestellen via info@sociumi.be.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op<ref>Kerchove, B., Pelkmans, G., Renaudin, C., Taillaert, C. en Verscheure, B. (2007), ‘Wie laagst lacht, best lacht. Leidraad voor een rolstoeltoegankelijk evenement’, Oostende: projectgroep Hogeschool West-Vlaanderen.</ref>.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

==== Het evenement zelf ====

• Plaats '''afvaleilanden''' op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen: - Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden. - Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt. - Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om '''herbruikbare bekers '''te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden: - Zijn er voldoende helpers om af te wassen? - Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig. - Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de '''drink- en eetstanden '''moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen. - Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers… - Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje. - Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d. - Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het '''sanitair''' kan je heel wat maatregelen nemen: - Gebruik gerecycleerd toiletpapier. - Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen. - Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank. - Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T13:25:03Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref name="null">Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L. (2007), ‘Rechten en plichten’, in: De Naer, G. (e.a.), ‘Vrijwilligers broodnodig’, Gent: Sociumi vzw. Te bestellen via info@sociumi.be.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op<ref>Kerchove, B., Pelkmans, G., Renaudin, C., Taillaert, C. en Verscheure, B. (2007), ‘Wie laagst lacht, best lacht. Leidraad voor een rolstoeltoegankelijk evenement’, Oostende: projectgroep Hogeschool West-Vlaanderen.</ref>.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

==== Het evenement zelf ====

• Plaats '''afvaleilanden''' op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen: - Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden. - Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt. - Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om '''herbruikbare bekers '''te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden: - Zijn er voldoende helpers om af te wassen? - Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig. - Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de '''drink- en eetstanden '''moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen. - Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers… - Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje. - Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d. - Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het '''sanitair''' kan je heel wat maatregelen nemen: - Gebruik gerecycleerd toiletpapier. - Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen. - Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank. - Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T13:20:55Z

Sociumi: /* Toegankelijkheid voor mensen met een handicap */

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref name="null">Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L. (2007), ‘Rechten en plichten’, in: De Naer, G. (e.a.), ‘Vrijwilligers broodnodig’, Gent: Sociumi vzw. Te bestellen via info@sociumi.be.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op<ref>Kerchove, B., Pelkmans, G., Renaudin, C., Taillaert, C. en Verscheure, B. (2007), ‘Wie laagst lacht, best lacht. Leidraad voor een rolstoeltoegankelijk evenement’, Oostende: projectgroep Hogeschool West-Vlaanderen.</ref>.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

==== Het evenement zelf ====

• Plaats '''afvaleilanden''' op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen: - Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden. - Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt. - Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om '''herbruikbare bekers '''te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden: - Zijn er voldoende helpers om af te wassen? - Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig. - Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de '''drink- en eetstanden '''moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen. - Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers… - Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje. - Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d. - Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het '''sanitair''' kan je heel wat maatregelen nemen: - Gebruik gerecycleerd toiletpapier. - Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen. - Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank. - Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:44:21Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref name="null">Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L. (2007), ‘Rechten en plichten’, in: De Naer, G. (e.a.), ‘Vrijwilligers broodnodig’, Gent: Sociumi vzw. Te bestellen via info@sociumi.be.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

==== Het evenement zelf ====

• Plaats '''afvaleilanden''' op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen: - Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden. - Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt. - Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om '''herbruikbare bekers '''te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden: - Zijn er voldoende helpers om af te wassen? - Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig. - Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de '''drink- en eetstanden '''moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen. - Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers… - Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje. - Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d. - Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het '''sanitair''' kan je heel wat maatregelen nemen: - Gebruik gerecycleerd toiletpapier. - Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen. - Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank. - Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:43:03Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref name="null">Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L.(2007), ‘Rechten en plichten’, in: De Naer, G.(e.a.), ‘Vrijwilligers broodnodig’, Gent: Sociumi vzw. Te bestellen via info@sociumi.be.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

==== Het evenement zelf ====

• Plaats '''afvaleilanden''' op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen: - Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden. - Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt. - Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om '''herbruikbare bekers '''te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden: - Zijn er voldoende helpers om af te wassen? - Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig. - Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de '''drink- en eetstanden '''moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen. - Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers… - Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje. - Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d. - Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het '''sanitair''' kan je heel wat maatregelen nemen: - Gebruik gerecycleerd toiletpapier. - Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen. - Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank. - Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:36:29Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref>Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L.(2007), ‘Rechten en plichten’. Meer gedetaileerde informatie is in het artikel terug te vinden.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

==== Het evenement zelf ====

• Plaats '''afvaleilanden''' op je evenement. Een afvaleiland is een verzameling afvalcontainers voor verschillende fracties (PMD, restafval, papier enz.). Als deze afvalcontainers los van elkaar verspreid staan, droppen de meeste bezoekers hun afval in de dichtstbijzijnde container, zonder te sorteren. Hou rekening met volgende elementen: - Plaats de afvaleilanden op plaatsen waar veel afval ‘ontstaat’, zoals bij drink- en eetstanden. - Maak de afvaleilanden van ver herkenbaar door een logo of een vlag Je kan de afvaleilanden ook bemannen door leden van het milieuteam. Zij kunnen controleren of alles wel in de juiste container gegooid wordt. - Verspreid de afvaleilanden zorgvuldig over het terrein. Bezoekers willen meestal niet vstappen om hun afval weg te gooien.

• Je kan erover nadenken om '''herbruikbare bekers '''te gebruiken i.p.v. wegwerpbekers. Weeg alle pro’s en contra’s tegenover elkaar af. Een herbruikbare beker werpt enkel zijn vruchten af als het hele systeem goed georganiseerd is. Er zijn enkele problemen waarvoor je zeker een oplossing moet vinden: - Zijn er voldoende helpers om af te wassen? - Hoe zal je het publiek laten betalen voor de beker? Vraag je op voorhand een waarborg? Of geef je de bezoekers een beloning als ze de beker terugbrengen? Je kan ook opteren voor een ophaalsysteem, maar dan heb je weer meer helpers nodig. - Als je toch kiest voor wegwerpbekers, zamel ze dan gescheiden in.

• Bij de '''drink- en eetstanden '''moet je zoveel mogelijk afval vermijden. Probeer zoveel mogelijk wegwerpmateriaal te vermijden. Volgende tips kunnen helpen. - Bij kleinere evenementen kan je een klassiek servies en bestek gebruiken. Zorg natuurlijk voor voldoende afwassers… - Bied het eten aan in eetbare verpakkingen, bv. ijs op een hoorntje of vlees op een broodje. - Gebruik melkkannetjes in plaats van melkpoederzakjes e.d. - Bij het schenken van drank kan je tappen uit vaten of retourflessen gebruiken.

• Ook op het vlak van het '''sanitair''' kan je heel wat maatregelen nemen: - Gebruik gerecycleerd toiletpapier. - Koop enkel milieuverantwoorde reinigingsmiddelen. - Loos het afvalwater van de toiletten niet in oppervlaktewateren. Loos het in de riolering of in een afvalwatertank. - Bied stoffen handdoeken aan i.p.v. papieren handdoeken. Laat ze tijdig vervangen door de leden van het milieuteam.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:34:10Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref>Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L.(2007), ‘Rechten en plichten’. Meer gedetaileerde informatie is in het artikel terug te vinden.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten: - De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:33:39Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref>Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L.(2007), ‘Rechten en plichten’. Meer gedetaileerde informatie is in het artikel terug te vinden.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten:

- De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement '''profileren''' als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak '''goedkoper'''. Als derde (en wel meest belangrijke) reden '''belast '''een afvalarm evenement veel '''minder '''het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als '''milieuverantwoordelijke'''. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een '''afvalplan''' moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een '''milieuteam''', om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te '''beperken'''. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring '''bedachtzaam''' hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• '''Communiceer''' je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:31:44Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref>Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L.(2007), ‘Rechten en plichten’. Meer gedetaileerde informatie is in het artikel terug te vinden.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten:

- De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

• Spreek enkele mensen aan die kunnen fungeren als '''ADL-assistenten'''. Zij bieden hulp aan een persoon met een handicap bij het activiteiten van het dagelijkse leven. Hiervoor is geen specifieke opleiding nodig. Een ADL-assistent spring bij waar nodig, als de persoon met een handicap dit vraagt. Geef deze ADL-assistenten een fluovestje of iets dergelijks zodat zij goed herkenbaar zijn.

== Een afvalarm evenement ==

Op een evenement wordt er heel wat materiaal gebruikt en daarna natuurlijk weer weggegooid. Je kan er echter over nadenken om het afval zoveel mogelijk te beperken. Dit levert een driedubbel voordeel op. Allereerst kan je het evenement profileren als een afvalarm evenement, en zo je evenement extra aantrekkelijk maken voor je publiek. Daarnaast zijn afvalbeperkende maatregelen op lange termijn vaak goedkoper. Als derde (en wel meest belangrijke) reden belast een afvalarm evenement veel minder het milieu en de omgeving.

==== Algemene organisatie ====

• Je kan iemand aanstellen als milieuverantwoordelijke. Deze persoon heeft de taak om het evenement zo afvalarm mogelijk te houden. Zorg ervoor dat hij of zij op alle niveaus inspraakbevoegdheid heeft. Enkel op die manier zal de milieuverantwoordelijke serieus genomen worden.

• De milieuverantwoordelijke zal een afvalplan moeten opstellen. Met een goed afvalplan en duidelijke afspraken vermijd je heel wat misverstanden. Een goed plan bevat volgende zaken: - de maatregelen over afvalpreventie en afvalbeheer - het plaatsingsplan van afvalcontainers en afvaleilandjes - de afspraken met alle partners

• De milieuverantwoordelijke kan het natuurlijk niet alleen bolwerken. Hij moet kunnen beschikken over een milieuteam, om vooral de praktische zaken uit te voeren. Hiervoor kan je bijvoorbeeld een jeugdbeweging of voetbalploeg aanspreken. Zorg voor een aantrekkelijke vergoeding. Volgende zaken kunnen behoren tot hun takenpakket: - het opruimen van zwerfvuil - het bemannen van afvaleilanden - het regelmatig leegmaken van de afvalcontainers

==== Promotie ====

• Probeer het promotiemateriaal zoveel mogelijk te beperken. Dit kan je doen op volgende manieren: - Kies voor digitale communicatie zoals website, e-mail, nieuwsbrief. - Spreek de pers aan, zowel geschreven als gesproken. - Gebruik grote borden i.p.v. programmaboekjes of prijslijsten.

• Natuurlijk kan je promotiemateriaal nooit vermijden. Spring bedachtzaam hiermee om en probeer je papieren communicatie te optimaliseren. - Gebruik altijd gerecycleerd papier, en bedruk dit langs weerzijden. - Probeer in te schatten hoeveel flyers en posters je effectief nodig hebt. Laat het drukwerk in fasen gebeuren, dan kun je tijdig ingrijpen. Evalueer achteraf: was er te veel of te weinig drukwerk, of juist genoeg? - Wees selectief in de plaatsen en momenten waarop je flyert. Beperk je tot plekken waar je doelgroep vaak komt.

• Communiceer je maatregelen duidelijk naar alle medewerkers, standhouders én je publiek. Pas als je bezoekers moeite doen om het afval weg te gooien, heeft je afvalplan kans op succes. Informeer hen via de pers, je site, infoborden… Motiveer hen om actief mee te werken (door bijvoorbeeld een gadget te geven als ze één meter bekertjes verzamelen).

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:29:19Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref>Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L.(2007), ‘Rechten en plichten’. Meer gedetaileerde informatie is in het artikel terug te vinden.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten:

- De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

• Vermijd grote '''hoogteverschillen'''. Een rolstoelgebruik kan op eigen kracht een hoogteverschil van maximum 2 cm overbruggen. Voor grotere drempels kan je best een hellend vlak gebruiken. Zorg ervoor dat die niet te steil is.

• Let op de breedte van de '''toegangs- en doorgangswegen'''. Een weg is goed toegankelijk als hij minstens 150 cm breed is. Bij obstakels heeft een rolstoelgebruiker minimum 90 cm nodig om vlot te passeren.

• Bij '''zitplaatsen''' moet je extra ruimte voorzien voor rolstoelgebruikers (minstens 90 cm breed en 120 cm diep).

• Vaak zijn huisdieren verboden op evenementen. Laat toch '''hulp- en blindegeleidehonden '''toe. Voor mensen met een handicap zijn zij een erg grote hulp.

• De ideale hoogte voor een '''kassa '''bedraagt 1 m voor personen in een zittende houding. Voorzie ook voldoende licht. Dit is belangrijk voor de communicatie met doven en slechthorenden.

• De zichtbaarheid van een '''podium''' is vaak een probleem voor personen in een zittende houding. Om dit op te lossen kan je een soort verhoog voor rolstoelgebruikers voorzien. Plaats hierbij veiligheidsmensen, die eventueel ook kunnen helpen bij het oprijden van het hellend vlak.

• Zorg voor een toegankelijk '''sanitair'''. De toiletcabine is minstens 190 cm op 195 cm of 165 cm op 220 cm groot en heeft een vrije beweegruimte van 150 cm op 150 cm. De deur is 90 cm breed en draait naar buiten open. De klink is goed grijpbaar. De drempel is maximum 2 cm hoog. Het toilet is minstens 50 cm hoog (inclusief toiletbril). Aan minstens één zijde van het toilet is er een vrije ruimte van 90 cm breed. Bovendien zijn er steunbaren om makkelijker op het toilet te gaan zitten.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:27:19Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref>Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L.(2007), ‘Rechten en plichten’. Meer gedetaileerde informatie is in het artikel terug te vinden.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap '''volwaardige burgers '''zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen '''hulp '''aan, maar dring je zeker en vast niet op.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je '''infokanalen''' (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een '''toegankelijke taal '''en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik '''schreefloze lettertypes '''(zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende '''groot lettertype'''. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je '''website''' ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten:

- De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets). - Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen. - Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een '''eenvormige bewijzering '''(gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie '''parkeerplaatsen''' voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een '''verharde ondergrond''', die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:24:48Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref>Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L.(2007), ‘Rechten en plichten’. Meer gedetaileerde informatie is in het artikel terug te vinden.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap<ref>Deze informatie, net zoals de cijfergegevens uit de tabel, zijn vooral afkomstig uit de informatiebrochure uitgegeven door Intro vzw.</ref>. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap volwaardige burgers zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen hulp aan, maar dring je zeker en vast niet op.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je infokanalen (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een toegankelijke taal en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap<ref>Voor nog meer tips kan je surfen naar www.anysurfer.be.</ref> baat bij).

• Gebruik schreefloze lettertypes (zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende groot lettertype. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je website ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten:

• De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets).

• Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen.

• Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een eenvormige bewijzering (gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie parkeerplaatsen voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een verharde ondergrond, die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

 

<references />

<references />

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:21:25Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref>Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L.(2007), ‘Rechten en plichten’. Meer gedetaileerde informatie is in het artikel terug te vinden.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

== Toegankelijkheid voor mensen met een handicap ==

Hieronder vind je enkele aanbevelingen en tips om je evenement toegankelijker te maken voor mensen met een handicap4. Hou er in elk geval rekening mee dat personen met een handicap volwaardige burgers zijn. Maak geen beslissingen in hun plaats of ga hen niet betuttelen. Bied hen hulp aan, maar dring je zeker en vast niet op.

==== Toegankelijkheid van informatie ====

• Verspreid via al je infokanalen (pers, folder, site…) welke voorzieningen er zijn voor personen met een handicap. Duid eventueel een persoon aan die gecontacteerd kan worden als mensen vragen hebben over deze voorzieningen.

• Zorg ervoor dat deze informatie opgesteld is in een toegankelijke taal en duidelijk gestructureerd is (hier hebben ook personen zonder handicap5 baat bij).

• Gebruik schreefloze lettertypes (zoals ‘Arial’ en ‘Verdana’) en een voldoende groot lettertype. Dit verhoogt de leesbaarheid voor slechtzienden.

• Denk bij het opmaken van je website ook aan mensen met een handicap . Enkele aanbevelingen waarop je kan letten:

• De site moet navigeerbaar zijn zonder muis. Dit wil zeggen dat alle links bereikbaar en controleerbaar moeten zijn door het toetsenbord (bv. alle links kunnen bereiken met de tabtoets).

• Laat de kleuren voldoende met elkaar contrasteren. Rood/groen, zwart/rood, wit/geel, en groen/blauw bemoeilijkt de leesbaarheid voor slechtzienden en ouderen.

• Gesproken tekst (geluids- en videofragmenten) moeten ook als tekst beschikbaar zijn (of zet zoveel mogelijk tekst om in gebarentaal, als dit mogelijk is). Anders is deze informatie onbereikbaar voor doven en slechthorenden.

==== Bereikbaarheid ====

• Zorg voor een goede bewijzering op de belangrijkste invalswegen. Gebruik hiervoor een eenvormige bewijzering (gebruik bijvoorbeeld altijd je logo). Probeer te vermijden dat de wegwijzers tussen andere verkeersborden hangen. Dit bemoeilijkt de zichtbaarheid. • Bied minder mobiele mensen de mogelijkheid om met de auto tot aan de ingang van het evenement te komen. • Voorzie parkeerplaatsen voor personen met een handicap, natuurlijk het liefst zo dicht mogelijk bij de ingang. Een dergelijke parkeerplaats is minstens 3,5m breed en 6m lang.

==== Terrein ====

• Zorg voor een verharde ondergrond, die bovendien vlak en slipvrij is (bijvoorbeeld houden planken of rubberen matten). Stro of fijn zand is zeker geen goed idee.

 

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:18:30Z

Sociumi:

== Inleiding ==

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk '''afvalbeheer''' en de '''toegankelijkheid voor personen met een handicap'''.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het '''organiseren van een evenement'''. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

== Essentiële stappen ==

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt. De zeven stappen op een rijtje: - Formuleer je idee - Organiseer je team - Tref voorbereidingen - Maak promotie - Stel een draaiboek op - Tijd voor je evenement! - Handel je evenement af

==== Formuleer je idee ====

• '''Doelgroep '''Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken? Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken). • '''Doelstelling '''Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)? Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten: - winst maken - samenhorigheidsgevoel creëren - kennis overdragen - … • '''Locatie '''Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals: - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? • '''Tijd en datum '''Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter). • '''Naam '''Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen. • '''Programma '''Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien. • '''Begroting '''Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting). • '''TIP '''Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

==== Organiseer je team ====

• '''Taakverdeling '''Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt. • '''Organisator''' - de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement - voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen - draaiboek opstellen - controleren of de afspraken opgevolgd worden - … • '''Promotiemanager''' - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen - … • '''Penningmeester '''- een begroting opstellen - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - zorgen voor een bankrekening - regelen van (eventuele) verzekeringen - controle van de facturen - … • '''Secretaris '''- verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie - … • '''Vergaderen '''Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking. - Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand). - Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten? - Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

==== Tref voorbereidingen ====

Hieronder geven we enkele '''algemene richtlijnen '''mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je '''medewerkers''' nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele '''wettelijke verplichtingen'''. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets '''drinken of eten'''. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd: - Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak. - Wie doet er de inkopen? - Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren? - Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden. - Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken? - Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op [http://www.velt.be www.velt.be].

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een '''EHBO'''-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

==== Maak promotie ====

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede '''promotiecampagne''' is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan '''noodzakelijke''' '''informatie''' bevatten: - Wat? Om welk evenement gaat het? - Wanneer? Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip? - Waar? Wat is de locatie van het evenement? - Prijs? Wat kost de toegang tot dit evenement? Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra '''bijkomende informatie '''is altijd nuttig, zoals: - Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)? - Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)? - Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap? - Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd '''verkeerde informatie '''of '''spellingsfouten'''. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde '''(huis)stijl '''zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je '''doelgroep '''voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

{| cellspacing="1" cellpadding="1" width="200" border="1"
|-
|
'''Promotiemiddel'''

|
 

'''Voordelen         '''

 

|
 

'''Nadelen     '''

 

|-
| '''Affiche'''                   
| Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop
| Weinig informatie Ongericht
|-
| '''Folder'''
| Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd                                                          
| Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier                                                     
|-
| '''Flyer'''
| Actieve benadering Persoonlijk
| Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon                                                                  
|-
| '''Website'''
| Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie
| Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
|-
| '''Persbericht'''
| Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit
| Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
|-
| '''Advertentie'''
| Groot tot zeer groot bereik
| Weinig informatie Duur
|}

 

==== Stel een draaiboek op ====

• Een draaiboek of een '''scenario''' is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het '''stappenplan''' van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- '''Wat '''moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen). - '''Wanneer '''moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30). - '''Wie''' is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma). - '''Welk '''materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht '''promotiemiddelen'''

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een '''centrale plaats '''te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de '''opbouw''' en de '''afbraak''' in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook '''nuttige telefoonnummers '''op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

==== Tijd voor je evenement! ====

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek '''uit '''te '''voeren'''.

• In de loop van het evenement zullen er '''onverwachts problemen '''opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web: - zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers - is ten allen tijde bereikbaar - neemt indien nodig noodzakelijke besluiten - is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

==== Handel je evenement af ====

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de '''eindboekhouding''' opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: '''evalueren''' is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren. - Betrek iedereen die meegewerkt heeft. - Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten? - Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te '''bedanken'''.

== Wettelijke verplichtingen ==

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat '''administratieve formaliteiten '''moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is<ref>www.fuifpunt.be biedt erg veel informatie, bovendien in erg klare taal uitgelegd. De meeste informatie is voornamelijk van deze site afkomstig.</ref>. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

==== Sabam ====

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be) Tien dagen voor evenement te betalen.

==== Vrijwilligers ====

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de '''wetgeving '''i.v.m.vrijwilligerswerk<ref>Onderstaande informatie is een bondige samenvatting van De Vos, L.(2007), ‘Rechten en plichten’. Meer gedetaileerde informatie is in het artikel terug te vinden.</ref>.

•'''Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten? '''Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen. - Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord. - Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

• '''Informatieplicht''': Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht

• '''Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilliger?''' De vrijwilliger kan niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade die berokkend werd door zijn fout tijdens het verrichten van zijn vrijwilligerswerk. Hierop zijn wel enkele uitzonderingen: - Dit geldt enkel voor de organisaties die een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. - Als de vrijwilliger een erg ‘grove’ of een opzettelijke fout maakt, kan hij of zij toch nog aansprakelijk gesteld worden. - Het moet gaan om schade berokkend aan derden. Als de vrijwilligers schade berokkent aan de organisatie zelf, wordt hij of zij wel aansprakelijk gesteld.

• Waarschijnlijk zullen je vrijwilligers '''onkosten''' maken. Het is geen verplichting om als organisatie deze onkosten terug te betalen. Natuurlijk is dit aan te raden, als je financiële situatie dit toestaat. Herinner je dat je de vrijwilliger moet informeren als er een systeem van terugbetaling bestaat. Er zijn twee mogelijkheden om de onkosten terug te betalen. Deze twee systemen mogen niet door elkaar gebruikt worden. - '''Forfaitaire kostenvergoeding''': Het voordeel hiervan is dat de vrijwilliger geen rekeningen e.d. moet bijhouden. Je mag wel de opgestelde plafonds niet overschrijden: in 2009 is dat 30,22 euro/dag met een maximum van 1.208,72 euro per jaar. Deze bijdragen worden elk jaar aangepast aan de index (zie www.vrijwilligerswerk.be, en tik als zoekterm ‘kostenvergoeding’ in). - '''Reële kostenvergoeding''': Kenmerkend voor deze manier is het voorleggen van bewijsstukken.

==== Milieuvergunning ====

• In een niet-ingedeelde inrichting is er geen milieuvergunning vereist. Het gaat om volgende activiteiten:

- In tenten georganiseerde dansactiviteiten met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen, maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of dezelfde percelen - Feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden (chirofuif, kermissen, trouwfeesten…) worden georganiseerd - Als er in de zaal meer dan 12 activiteiten per jaar plaatsvinden (met een maximum van twee per maand), is er wel een milieuvergunning vereist. Het gaat dan om een ingedeelde inrichting. Normaalgezien moet de uitbater deze vergunning verzorgen, maar als organisator ben jij verantwoordelijk. Vraag dus zeker na of er een vergunning aangevraagd is voor de zaal, anders moet je het zelf doen. Hou je natuurlijk aan alle voorwaarden die opgesteld zijn in de milieuvergunning.

==== Vergunning sterkedrank ====

• Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterkedrank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2%. Voor het schenken van pisang, campari, wisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops ga je best langs bij je gemeente om je te informeren.

• Vallen niet onder de categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Porto, sherry en martini mag je schenken zonder vergunning sterkedrank.

==== Eetwarenvergunning ====

• Verenigingen of organisaties die handelen zonder winstoogmerk of in het algemeen belang die een activiteit uitsluitend niet-bezoldigd, sporadisch en uitzonderlijk uitoefenen, zijn vrijgesteld van registratie. Organisatoren van manifestaties moeten niet over een toelating of een erkenning beschikken. De manifestaties mogen wel niet permanent of repetitief zijn.

• Als je beroep doet op een hotdogkraam of iets dergelijks, hoef je hiervoor ook geen vergunning aan te vragen. Dit is niet de verantwoordelijkheid van de organisator, maar die van de verkoper zelf.

==== Affiches plakken en flyers strooien ====

• Flyers mag je overal uitdelen. Het is wel verplicht om de '''verantwoordelijke uitgever''' en zijn (thuis)adres te vermelden. Ook is het ‘veilig’ om volgende zin op de flyer te drukken: '''‘verboden op de openbare weg te gooien’'''. Zo voorkom je dat de politie je kan beschuldigen van milieuvervuiling (en je zet bovendien de ontvangers aan om hun vuilnis in de vuilnisbak te gooien).

• Voor affiches kleiner dan 1 vierkante meter hoef je geen aanplakkingstaks te betalen. Voor de affiches groter dan 1m2 blijft de '''aanplakkingtaks''' verschuldigd. Het gaat hier om affiches formaat A0 (formaat 84,1x118,9cm) en groter.

• Je mag deze affiches evenwel niet overal hangen. De meeste gemeenten geven aan op welke plaatsen je affiches mag hangen. Verschillende gemeenten voorzien '''officiële aanplakborden'''. ‘Wild plakken’ kan met geldboetes bestraft worden. Voor je een plaktoer begint, informeer je je best over de mogelijkheden en de voorwaarden die er in jouw gemeente aan aanplakken verbonden zijn.

==== Plaatsen van borden langs de openbare weg ====

Vele gemeenten geven aan verenigingen de kans om aankondigingsborden te zetten op welbepaalde plaatsen. De voorwaarden hiertoe verschillen echter van gemeente tot gemeente en dit kan je aanvragen op de jeugddienst of andere gemeentelijke diensten.

• In elk geval ben je niet vrij om borden zomaar langs de kant van de weg te plaatsen. De '''vergunning''' hiervoor wordt via de gemeente aangevraagd bij de '''provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest'''. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna.

Het plaatsen van panelen is alleen '''toegestaan''': - voor socio-culturele verenigingen - met een maximum van 2 borden per gewestweg - enkel binnen de eigen gemeentegrenzen - voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m2 (A0-formaat is te groot!) - als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…) - als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

• en er mogen geen verkeersborden op afgebeeld staan. Fluorescerende borden moeten op 75 m afstand van verkeerslichten staan.

TIP: Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor borden die op '''privéterrein''' staan. Natuurlijk heb je hiervoor wel de toestemming van de eigenaar nodig. Als je dus mensen kent die langs een drukke weg wonen, is het soms eenvoudiger om aan hen te vragen of je een bord in hun tuin mag plaatsen. Dan hoef je geen administratieve rompslomp te doorlopen.

==== Verzekeringen ====

• Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een '''brandverzekeringspolis''' werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat als er brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de eigen brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als er geen ‘afstand van verhaal’ voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan sluit je best zelf een aparte brandpolis af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel (hiermee is enkel de inboedel van de eigenaar verzekerd, niet jouw materiaal).

• Je doet er goed aan een verzekeringspolis '''‘burgerlijke aansprakelijkheid’ '''af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke familiale polis van de betrokkene, als die er al is.

• Je kan eveneens overwegen om een '''ongevallenverzekering''' af te sluiten. Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement schuilt een ongeluk nu eenmaal in een klein hoekje. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico’s. Zo kunnen medewerkers gekwetst geraken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken…

• Met een verzekering '''‘alle risico’s’ '''kan je voorwerpen ook laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Opgelet: ‘verdwijning’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.

• '''Opgelet''': Een verzekering is niet noodzakelijk een ontlasting van alle mogelijke schuld. Je moet er dus altijd voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet. Het risico dat er iets mis loopt, moet zo klein mogelijk gehouden worden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.

 

<references />

<references />

<references />

[[Category:Sociale_participatie]]

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:14:57Z

Sociumi:

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:14:21Z

Sociumi:

Evenementen organiseren

2010-08-26T12:12:31Z

Sociumi:

Evenementen organiseren

2010-08-26T11:59:50Z

Sociumi:

Evenementen organiseren

2010-08-26T11:59:17Z

Sociumi:

Evenementen organiseren

2010-08-26T11:58:29Z

Sociumi:

Evenementen organiseren

2010-08-26T11:57:58Z

Sociumi:

Evenementen organiseren

2010-08-26T11:56:53Z

Sociumi: