Evenementen organiseren

Inleiding

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk afvalbeheer en de toegankelijkheid voor personen met een handicap.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het organiseren van een evenement. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

Een evenement organiseren in zeven stappen

In zeven stappen naar een succesrijk evenement1 , aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt.

De zeven stappen op een rijtje:
- Formuleer je idee
- Organiseer je team
- Tref voorbereidingen
- Maak promotie
- Stel een draaiboek op
- Tijd voor je evenement!
- Handel je evenement af

Formuleer je idee

• Doelgroep: Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken?
Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken).
• Doelstelling: Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)?
Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten:
- winst maken
- samenhorigheidsgevoel creëren
- kennis overdragen
- …
• Locatie: Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals:
- bereikbaar met het openbaar vervoer?
- toegankelijk voor mensen met een handicap?
- voldoende parkeerplaatsen aan de locatie?
- geluidsinstallatie aanwezig?
- technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)?
• Tijd en datum: Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter).
• Naam: Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen.
• Programma: Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien.
• Begroting: Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting).
• TIP: Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.