Evenementen organiseren

Inleiding

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk afvalbeheer en de toegankelijkheid voor personen met een handicap.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het organiseren van een evenement. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

Een evenement organiseren in zeven stappen

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt.

De zeven stappen op een rijtje:
- Formuleer je idee
- Organiseer je team
- Tref voorbereidingen
- Maak promotie
- Stel een draaiboek op
- Tijd voor je evenement!
- Handel je evenement af

Formuleer je idee

• Doelgroep
Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken?
Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken).
• Doelstelling
Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)?
Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten:
- winst maken
- samenhorigheidsgevoel creëren
- kennis overdragen
- …
• Locatie
Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals:
- bereikbaar met het openbaar vervoer?
- toegankelijk voor mensen met een handicap?
- voldoende parkeerplaatsen aan de locatie?
- geluidsinstallatie aanwezig?
- technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)?
• Tijd en datum
Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter).
• Naam
Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen.
• Programma
Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien.
• Begroting
Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting).
• TIP
Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

Organiseer je team

• Taakverdeling
Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt.
• Organisator
- de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement
- voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen
- draaiboek opstellen
- controleren of de afspraken opgevolgd worden
- …
• Promotiemanager
- een huisstijl en een logo ontwerpen
- opstellen van promotiemateriaal
- contact met de pers onderhouden
- advertenties in de geschikte media plaatsen
- …
• Penningmeester
- een begroting opstellen
- financiële administratie beheren
- aanvragen van subsidies
- zorgen voor een bankrekening
- regelen van (eventuele) verzekeringen
- controle van de facturen
- …
• Secretaris
- verslag van de vergadering maken
- verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers
- bijhouden en verdelen van de binnengekomen post
- verzorgen van correspondentie
- …
• Vergaderen
Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking.
- Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand).
- Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten?
- Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

Tref voorbereidingen

Hieronder geven we enkele algemene richtlijnen mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.
• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je medewerkers nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele wettelijke verplichtingen. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets drinken of eten. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd:
- Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak.
- Wie doet er de inkopen?
- Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren?
- Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden.
- Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken?
- Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op www.velt.be.

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een EHBO-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

<references />