Vrijwilligersbeleid

Inleiding

Het uitschrijven van een vrijwilligersbeleid zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisatie naar de vrijwilliger toe. In het vrijwilligersbeleid formuleert de organisatie immers zijn visie op vrijwilligerswerk. Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? Wat is de plaats van de vrijwilliger in de organisatie? Wat wordt verwacht van de vrijwilliger en wat kan hij op zijn beurt van de organisatie verwachten? Het zijn allemaal vragen waarover binnen de organisatie moet nagedacht worden. Een slecht of niet uitgewerkt personeelsbeleid is vaak de oorzaak van een slecht werkende organisatie. Het personeel vormt immers het kloppende hart. Als ook vrijwilligers deel uitmaken van die organisatie moet ook naar hen toe een weldoordacht beleid gevoerd worden. De praktijk wijst uit dat organisaties die een zorgvuldig en modern vrijwilligersbeleid voeren, minder te kampen hebben met een tekort aan vrijwilligers.

Het opmaken en vastleggen van een vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om duidelijkheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid regelmatig geëvalueerd en bijgestuurd wordt. Het vastleggen van een vrijwilligersbeleid is een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk in een organisatie. Een gebrek aan (eenduidige) visie blokkeert de realisatie van vooruitgang en verbetering.

Organisaties waarin vrijwilligers actief zijn, vertonen qua werkwijze grote onderlinge verschillen. Vrijwilligersbeleid wordt dan ook niet overal op dezelfde manier ingevuld.

Wat is vrijwilligersbeleid?

Vrijwilligersbeleid is de schriftelijk weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het Nederlandse Instituut Vrijwillige Inzet, Civiq, omschrijft vrijwilligersbeleid als volgt: “het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.”<ref>Civiq (2003). Borging van vrijwilligersbeleid. Utrecht: Civiq.</ref>

Waarom vrijwilligersbeleid?

• Het bieden van duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie.
• Het voorkomen van onduidelijkheden, wrijvingen, conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers.
• Het stimuleren van vrijwilligers en het optimaliseren van hun inzet voor het doel van de organisatie.<ref>Ibid.</ref>  

Wie is betrokken bij het vrijwilligersbeleid?

• De vrijwilligers zelf;
• De ‘klanten’ die gebruik maken van de diensten van de vrijwilligers;
• In beroepsorganisaties: de beroepskrachten waarmee de vrijwilligers (gaan) samenwerken;
• Het bestuur of de directie van de organisatie.
Iedere partij heeft zijn ideeën over het vrijwilligerswerk. het is belangrijk die ideeën te inventariseren en goed door te praten met de betrokkenen. In elke fase moet er met de betrokkenen gepraat en overlegd worden. Het uiteindelijke resultaat is een vrijwilligersbeleid dat door alle betrokkenen wordt gedragen, niet alleen op papier, maar ook, en vooral in de praktijk.

Inhoud van het vrijwilligersbeleid

Enkele uitgangspunten voor een vrijwilligersbeleid:
• De vrijwilligers moeten willen werken binnen de doelstelling van de organisatie;
• De ene vrijwilliger is de andere niet: capaciteiten en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen. Dat geldt ook voor de motieven: de een doet het werk als zinvolle tijdsbesteding, een ander om contacten te leggen en nog iemand anders om werkervaring op te doen. Als de organisatie hiermee rekening houdt, krijgt ze de juiste vrijwilliger op de juiste plaats.
• Vrijwilligers werken vooral voor hun plezier. het werk moet dus niet alleen zinvol zijn, maar ook prettig en interessant.

Onderdelen van het vrijwilligersbeleid:
1. Analyse van de organisatie
2. Visie op het werken met vrijwilligers
3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers
4. Werving, selectie, introductie en beëindiging
5. Begeleiding
6. Waardering
7. Rechten & plichten

Analyse van de organisatie

Een eerste stap bij het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid is de analyse van de organisatie. Iedereen weet wel ongeveer waarmee de organisatie bezig is. Dit in objectieve algemene bewoordingen formuleren is echter minder evident. Bovendien is het formuleren van de grondvesten van de organisatie niet voldoende, ze moeten ook aan de realiteit getoetst worden.

Doelstellingen

We kijken hierbij naar de missie, visie en de doelstellingen van de organisatie. Het doel van de organisatie is vaak een uitgangspunt voor het vrijwilligersbeleid. Het is belangrijk dat vrijwilligers het doel kennen en het onderschrijven of uitdragen. In de statuten of in een algemeen beleidsplan vindt u het organisatiedoel. Wat wil de organisatie bereiken (primair doel)? Waar staat de organisatie voor en wat wil ze uitdragen? En hoe of met welke middelen wil de organisatie die doelstelling bereiken (secundair doel)? Wat zijn de belangrijkste kernactiviteiten?

Organisatiecultuur

Welke cultuur heerst er binnen de organisatie? Kiest de organisatie voor een organisatiecultuur met oog voor de vrijwilliger?

Organisatiestructuur

Stel een organogram op van de organisatie waarin duidelijk gemarkeerd wordt welke posities door vrijwilligers bekleed worden. Geef hierbij ook een omschrijving van de aanleiding om tot een vrijwilligersbeleid te komen. Wie zal er allemaal betrokken zijn bij de opzet en uitvoering van het vrijwilligersbeleid? En hoe zal dat concreet in zijn werk gaan?

Visie op het werken met vrijwilligers

Het hebben van een uitgesproken visie op vrijwilligers en vrijwilligerswerk is uiterst belangrijk. Vaak doen organisaties beroep op een aantal vrijwilligers voor de uitvoering van losse taken. Het is pas in conflict- of probleemsituaties dat organisaties zich gaan afvragen wat nu eigenlijk de positie van de vrijwilliger binnen de organisatie is. Dit is een omgekeerde manier van redeneren: eigenlijk moeten de positie van de vrijwilligers bij voorbaat vastliggen. De visie op vrijwilligerswerk moet verbonden worden met de algemene visie van de organisatie. Immers “zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn”. (Heinsius, 1998)

Heel concreet is het ontwikkelen van een visie op het werken met vrijwilligers nodig om:
- vrijwilligerswerk een plaats te geven in de organisatie die het verdient;
- de organisatie te doordringen van de gevolgen van het werken met vrijwilligers;
- de neuzen in dezelfde richting te zetten en ervoor te zorgen dat de beroepskrachten inzien wat (samen)werken met vrijwilligers kan opbrengen;
- het werken met vrijwilligers voor zowel de organisatie als de vrijwilliger zo effectief mogelijk te maken ( Vananderoye, 2000).

De visie op het vrijwilligerswerk bevat meerdere onderdelen:
- Wat is uw visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel?
- Waarom werkt uw organisatie met vrijwilligers?
- Wat is de bijdrage van vrijwilligerswerk aan het bereiken van de organisatiemissie?
- Wat is de plaats van het vrijwilligerswerk in de relatie tot het overige werk: afbakening betaald- onbetaald werk?
- Op welke niveaus binnen de organisatie worden vrijwilligers ingezet?
- Hoe werkt de organisatie met vrijwilligers; zijn ze autonoom, werken ze samen met beroepskrachten, worden ze van dichtbij gevolgd of op afstand?
- Wat heeft uw organisatie te bieden aan vrijwilligers?

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers

Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor duidelijkheid en goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Wat verwacht de organisatie van de vrijwilliger en wat verwacht de vrijwilliger van de organisatie? Vrijwillig wil niet zeggen vrijblijvend. Er kunnen verwachtingen gesteld worden aan de vrijwilliger. Het is belangrijk dat de vrijwilliger weet wat van hem verwacht wordt en of hij daaraan kan voldoen. Beide partijen hebben er belang bij om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.

Bij het invullen van taken gaat het vooral om het evenwicht tussen efficiëntie en voldoening, tussen de wensen van de vrijwilliger en die van de organisatie. Een vrijwilliger wil voldoening halen uit zijn werk, terwijl een organisatie efficiëntie beoogt bij de uitvoering van de taken (Vananderoye, 2001). Lijst eerst de uit te voeren taken op. Groepeer deze vervolgens in evenwichtige takenpakketten. Hou er rekening mee dat vrijwilligers houden van variatie in het werk en van een zeker mate van zelfstandigheid in het plannen en uitvoeren van taken.

Werving, selectie, introductie en beëindiging

Dit onderdeel bevat een beschrijving van de wervingsprocedure. Hoe worden vrijwilligers aangetrokken, eventueel geselecteerd en onthaald? In dit deel van het vrijwilligersbeleid bepaal je het wervingsplan, de selectiecriteria en de selectie- en introductieprocedure.

Werving en selectie

Tegenwoordig maken organisaties steeds meer gebruik van een gericht wervings- en selectiebeleid. Het is hierbij belangrijk niet enkel te focussen op het werk en de kwaliteitseisen, maar ook oog te hebben voor de motieven van de potentiële vrijwilliger. Over de het invoeren van een selectiemechanisme binnen het vrijwilligerswerk bestaat zeer veel discussie. In elk geval mogen de selectiecriteria niet drempelverhogend werken. Er wordt eerder geselecteerd op basis van wederzijdse verwachtingen dan op basis van kwalificatie-eisen. Selectie gaat niet enkel om het invullen van vacatures, maar net zo goed om het vinden van een juiste plek voor de nieuwe vrijwilliger. (Van Putten & Helwegen- Blanksma, 1999)

<references />

<references />