Evenementen organiseren

Inleiding

Een zomers wijkfeest, een wafelenbak voor het buurtschooltje, een groots opgezette fuif… Iedereen is welkom! Maar is werkelijk iedereen uitgenodigd? Schrikken de hoge toegangsprijzen mogelijke bezoekers niet af? Zijn er toegankelijke toiletten voor patiënten met een handicap? En het milieu, is dat echt wel welkom? Is er een vorm van afvalpreventie voorzien, wordt het afval gesorteerd? Bij het organiseren van een evenement worden twee zaken vaak over het hoofd gezien, namelijk afvalbeheer en de toegankelijkheid voor personen met een handicap.

Met het oog op een inclusieve samenleving die bovendien het milieu respecteert, wil Sociumi vzw deze twee aspecten in de verf zetten. Eerst en vooral bespreken we de stappen die gevolgd kunnen worden bij het organiseren van een evenement. Daarna volgt er een overzicht van de wettelijke verplichtingen, met een korte uitweiding over de vrijwilligerswetgeving. In het derde deel belichten we de toegankelijkheid voor personen met een handicap. Het vierde deel omvat wenken en tips om een evenement zo afvalarm mogelijk te houden.

De toekomstige organisator kan zich toeleggen op het ontwikkelen van een milieuplan, het sorteren van afval of het uitbouwen van een site die toegankelijk is voor werkelijk elke internetgebruiker. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Hopelijk krijgt ook de lezer enorm veel zin om een evenement op poten te zetten. Ondanks de berichten over een verzuurde samenleving, leeft er blijkbaar voldoende animo onder de bevolking om mensen te engageren en bij elkaar te brengen. 

Een evenement organiseren in zeven stappen

In zeven stappen naar een succesrijk evenement<ref>De informatie uit dit hoofdstuk is voornamelijk gebaseerd op Grit, R. (2008), ‘Zo organiseer je een event’.</ref>, aangeboden in een kort en bondig overzicht. Sommige stappen of tips zullen voor jouw evenement misschien minder toepasbaar zijn, andere dan weer wel. Selecteer zelf wat jou nuttig lijkt.

De zeven stappen op een rijtje:
- Formuleer je idee
- Organiseer je team
- Tref voorbereidingen
- Maak promotie
- Stel een draaiboek op
- Tijd voor je evenement!
- Handel je evenement af

Formuleer je idee

• Doelgroep
Voor wie organiseer je het evenement? Welke groep mensen wil je bereiken?
Het is erg belangrijk om je doelgroep duidelijk af te bakenen. Op basis van je doelgroep moet je immers heel wat beslissingen maken (bv. welke promotiekanalen je zal gebruiken).
• Doelstelling
Waarom wil je het evenement organiseren? Welke uitstraling moet je evenement hebben (informeel, uitbundig, plechtig…)?
Er zijn verschillende redenen waarom je iets op poten wilt zetten:
- winst maken
- samenhorigheidsgevoel creëren
- kennis overdragen
- …
• Locatie
Aan welke eisen moet de locatie voldoen? Er zijn zeer veel aspecten waarop je moet letten als je een locatie uitkiest, zoals:
- bereikbaar met het openbaar vervoer?
- toegankelijk voor mensen met een handicap?
- voldoende parkeerplaatsen aan de locatie?
- geluidsinstallatie aanwezig?
- technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)?
• Tijd en datum
Wanneer wil je het evenement laten plaatsvinden? Probeer ervoor te zorgen dat er geen overlappingen zijn met andere grote evenementen in de buurt. Overweeg of je het evenement zal plannen in een vakantieperiode. Hou rekening met eventuele weersomstandigheden (bv. een openluchtfuif in de zomer, een schaatspiste in de winter).
• Naam
Natuurlijk wil je voor je evenement een duidelijke en pakkende naam bedenken. Check het internet of deze naam nog niet in gebruik is. Anders kan er verwarring ontstaan, of in extreme gevallen zelfs gerechtelijke vervolgingen.
• Programma
Wat zal er allemaal te doen zijn? Hou hierbij zeker je doelgroep voor ogen. Zorg voor een evenwichtig programma dat van het begin tot het einde je doelgroep kan boeien.
• Begroting
Een begroting is een overzicht van je inkomsten en uitgaven die je verwacht. Heb je recht op subsidies? Moet je sponsors aanspreken om voldoende kapitaal bij elkaar te krijgen? Wees realistisch bij het opstellen van een begroting. Schat je inkomsten lager in dan je verwacht, en je onkosten hoger. Het is handig om een ‘buffer’ in te plannen bij onvoorziene kosten (bv. 10% van je begroting).
• TIP
Spreek mensen aan die al iets gelijkaardigs georganiseerd hebben. Zij kunnen je praktische wenken geven en je wijzen op valkuilen.

Organiseer je team

• Taakverdeling
Een evenement vraagt enorm veel organisatie. Stel mensen verantwoordelijk voor duidelijk omschreven taken. Sommige taken zijn het best de verantwoordelijkheid van één persoon in plaats van een hele groep medewerkers. Zo kan die ene persoon het overzicht bewaren en de continuïteit verzekeren. Het spreekt vanzelf dat je voor deze belangrijke taken betrouwbare personen aanspreekt.
• Organisator
- de eindverantwoordelijke én de spreekbuis van je evenement
- voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen
- draaiboek opstellen
- controleren of de afspraken opgevolgd worden
- …
• Promotiemanager
- een huisstijl en een logo ontwerpen
- opstellen van promotiemateriaal
- contact met de pers onderhouden
- advertenties in de geschikte media plaatsen
- …
• Penningmeester
- een begroting opstellen
- financiële administratie beheren
- aanvragen van subsidies
- zorgen voor een bankrekening
- regelen van (eventuele) verzekeringen
- controle van de facturen
- …
• Secretaris
- verslag van de vergadering maken
- verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers
- bijhouden en verdelen van de binnengekomen post
- verzorgen van correspondentie
- …
• Vergaderen
Maak van tevoren goede afspraken over de samenwerking.
- Hoe vaak ga je vergaderen? Probeer zo snel mogelijk data vast te leggen, het liefst op terugkerende momenten (bv. telkens de derde zondag van de maand).
- Ga je alles samen doen of het werk verdelen en werkgroepen oprichten?
- Op welke wijze ga je besluiten nemen? Altijd in teamverband of mogen sommige medewerkers zelfstandig besluiten nemen?

Tref voorbereidingen

Hieronder geven we enkele algemene richtlijnen mee. Naargelang van jouw evenement zal je meer of minder zaken moeten voorbereiden.

• Bij het voorbereiden en het uitvoeren van je evenement heb je medewerkers nodig. Misschien beschikt je vereniging of organisatie al over voldoende medewerkers om het evenement in goede banen te leiden. Als dit niet het geval is, is het een goed idee om vrijwilligers aan te spreken. Begin medewerkers te werven in je kennissenkring: vrienden, familie, partners, buren, collega’s… Informeer je vrijwilligers maximaal: wat wordt er precies van hen verwacht? Na afloop van het evenement mag je hen zeker niet vergeten te bedanken. Als ze zich goed voelen op jouw evenement, zullen ze volgende keer wel opnieuw willen helpen. (zie ook p.11., over vrijwilligersbeleid).

• Of je het nu wil of niet, als je iets organiseert, ben je jammer genoeg gebonden aan enkele wettelijke verplichtingen. Omdat er heel wat te regelen valt, is er voor dit luik een apart hoofdstukje gemaakt.

• Op veel evenementen kunnen bezoekers iets drinken of eten. Mensen blijven nu eenmaal langer ‘plakken’ als ze bij een glas of een hapje rustig kunnen babbelen. Bovendien is het een niet te onderschatten vorm van inkomsten. Je kan de catering uitbesteden, maar ook zelf verzorgen. Dit vraag vele aandachtspunten. Hieronder staan er enkele opgesomd:
- Wat zal je aanbieden? Denk nogmaals aan je doelgroep. Jongeren vinden een hotdog oké, ouderen appreciëren vaker een kopje koffie met gebak.
- Wie doet er de inkopen?
- Moet je extra materiaal (tafels, stoelen, servies, kookplaten…) inhuren?
- Waar zal je de etenswaren opslaan? Sommige goederen moeten gekoeld bewaard worden.
- Wat doe je met het afval? Ga je het afval zoveel mogelijk proberen te beperken?
- Misschien kun je enkel seizoensgebonden gerechten aanbieden (dus geen tomaten en aardbeien in de winter)? Dit is veel beter voor het milieu. Een seizoensgebonden groente- en fruitkalender vind je op www.velt.be.

• Een ongeluk kan je moeilijk voorkomen. Zorg ervoor dat er een EHBO-koffer aanwezig is, of een EHBO-post (bij grote evenementen waarop je ongeveer 750 bezoekers verwacht).

Maak promotie

Je hebt een schitterend idee voor een evenement, een toplocatie, een fantastisch programma en een ploeg medewerkers die zich voor honderd procent wil inzetten. Toch is dit niet voldoende om succes te behalen. Je publiek moet immers weten dat er iets te doen is. Bovendien moeten ze ook nog gemotiveerd zijn om naar je evenement te komen. Er zijn immers honderden manieren om je vrije tijd te besteden, waarom zouden ze dan juist naar jouw evenement komen? Een goede promotiecampagne is dus onontbeerlijk. Benut alle mogelijke promotiekanalen die er zijn (zie kader onderaan voor alle voor- en nadelen van elk promotiemiddel). Welk promotiemiddel je ook gebruikt, aan enkele zaken moet je zeker aandacht besteden:

• Je promotiemiddel moet altijd een minimum aan noodzakelijke informatie bevatten:
- Wat?
Om welk evenement gaat het?
- Wanneer?
Wanneer vindt het evenement plaats? Datum en tijdstip?
- Waar?
Wat is de locatie van het evenement?
- Prijs?
Wat kost de toegang tot dit evenement?
Opgelet: Als het erg duur is om je evenement te bezoeken, worden kansarmen uitgesloten. Hou hier rekening mee als je de prijs bepaalt. Wil je erg veel winst maken of iedereen de kans geven om te komen? Je kan eventueel een verminderd tarief hanteren voor grote gezinnen, of een goedkopere toegang op een bepaald tijdstip (zo kan je alle bezoekers vroeger naar je evenement ‘lokken’ en zo een hogere drankomzet bekomen).

• Extra bijkomende informatie is altijd nuttig, zoals:
- Wat is het doel of de reden om het evenement te bezoeken (bv. geld inzamelen voor een nieuwe sportzaal)?
- Waar kan je meer informatie vinden (e-mailadres, website, telefoonnummer…)?
- Is het evenement toegankelijk voor mensen met een handicap?
- Besteedt het evenement aandacht aan milieuzorg?

• Vermijd verkeerde informatie of spellingsfouten. Je promotiemiddelen zijn het uithangbord van je evenement, en je wil zeker geen gek figuur slaan. Laat alles nog eens nalezen door buitenstaanders.

• Zorg ervoor dat al je promotiemiddelen in dezelfde (huis)stijl zijn opgemaakt. Dit verhoogt de herkenbaarheid van je evenement.

• Hou bij het maken van promotie altijd je doelgroep voor ogen. Als je bijvoorbeeld jongeren wil aanspreken, kan je affiches hangen in het naburige jeugdhuis. Wil je kansarmen bereiken, dan kan je het plaatselijke OCMW aanspreken. 

 

Promotiemiddel	Voordelen	Nadelen
Affiche	Mogelijk groot bereik Relatief goedkoop	Weinig informatie Ongericht
Folder	Betrekkelijk veel informatie  wordt vaak gewaardeerd	Vereist aandacht voor verspreiding Niet de goedkoopste manier
Flyer	Actieve benadering Persoonlijk	Wordt vaak ervaren als storend Weinig efficiënt (wordt weggegooid zonder te bekijken) Slecht voor milieu: één papiertje voor slechts één persoon
Website	Relatief goedkoop Groot bereik Veel informatie	Website heeft op zich promotie nodig (je moet gevonden worden)
Persbericht	Groot tot zeer groot bereik Komt betrouwbaar over Gratis publiciteit	Je weet niet zeker of het geplaatst wordt
Advertentie	Groot tot zeer groot bereik	Weinig informatie Duur

 

Stel een draaiboek op

• Een draaiboek of een scenario is een onmisbaar instrument bij het organiseren van evenementen. Het is eigenlijk het stappenplan van het evenement. Het bevat in chronologische volgorde volgende elementen:

- Wat moet er gebeuren? (bv. bestek op de tafels leggen).
- Wanneer moet dit gebeuren? (bv. tussen 12u en 13u30).
- Wie is ervoor verantwoordelijk? (bv. Emma).
- Welk materiaal is er hiervoor nodig? (bv. messen en vorken).

• Overzicht promotiemiddelen

• Elke medewerker zou een exemplaar van het draaiboek bij zich moeten hebben. Of je kan er voor kiezen om het draaiboek op een centrale plaats te leggen. Elke medewerker moet in elk geval het draaiboek kunnen raadplegen op eender welk moment.

• Vergeet ook niet de opbouw en de afbraak in het draaiboek op te nemen. Anders bestaat de kans dat je er alleen voor staat om alles op te ruimen.

• Neem in je draaiboek ook nuttige telefoonnummers op. Dit kan gaan om de nummers van belangrijke medewerkers, maar ook enkele noodnummers (bv. antigifcentrum, politie…).

Tijd voor je evenement!

• Normaal gezien staat alles van ‘a’ tot ‘z’ in je draaiboek. Het komt er dus op neer dit draaiboek uit te voeren.

• In de loop van het evenement zullen er onverwachts problemen opduiken. Voor het goede verloop moet je iemand de leiding geven, en dat is meestal de organisator (zie hoger). Hij of zij is als een spin in het web:
- zorgt voor een goede communicatie met alle medewerkers
- is ten allen tijde bereikbaar
- neemt indien nodig noodzakelijke besluiten
- is de aanspreekpersoon voor belangrijke contacten

Handel je evenement af

• Als alle inkomsten geteld zijn en de facturen afbetaald zijn, kan je de eindboekhouding opmaken. Hebt je winst of verlies gemaakt, of was het een nul-nuloperatie?

• Het lijkt wel het modewoordje van het moment, maar het staat als een paal boven water: evalueren is belangrijk. Zeker als je het evenement wilt herhalen, is het belangrijk om uit je fouten te leren.
- Betrek iedereen die meegewerkt heeft.
- Focus op deze vraag: wat waren onze sterke punten, wat waren onze zwakke punten?
- Vergeet niet alles voor een laatste keer in een verslag te gieten.

• Bedank iedereen die meegeholpen heeft aan het verwezenlijken van het evenement. Hou een drink voor de medewerkers of stuur bedankingsbrieven. Vergeet niet de sponsors en de leveranciers te bedanken.

Wettelijke verplichtingen

Een evenement organiseren is gebonden aan allerlei wettelijke verplichtingen. Eigenlijk is dit erg logisch, want anders zouden sommige feestjes wel uit de hand kunnen lopen (denk maar aan nachtlawaai). Het nadeel echter is dat je heel wat administratieve formaliteiten moet afhandelen. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent; veel verschilt immers van gemeente tot gemeente. Dit overzicht geeft de belangrijkste regelgevingen weer. Hou zeker het internet in de gaten om te checken of alles nog up-to-date is2. Er verandert immers wel wat in de loop der jaren.

Sabam

• Wat? Sabam is de meest gekende vorm van auteursrechten, een soort van uitgesteld loon voor de auteur van een stuk. De auteur wordt immers niet vergoed bij het bedenken van een werk, maar bij de productie, de latere weergave ervan.

• Tarief te berekenen op de site (www.sabam.be)
Tien dagen voor evenement te betalen.

Vrijwilligers

Waarschijnlijk zal je beroep doen op vrijwilligers om het evenement op touw te zetten. Daarom is het zeker nuttig als je iets weet over de wetgeving i.v.m.vrijwilligerswerk3.
• Wie mag er vrijwilligerswerk verrichten?
Vrijwilligerswerk staat open voor iedereen. Mensen met een vervangingsinkomen daarentegen moeten met enkele voorwaarden rekening houden. Hieronder worden uitsluitend de groepen besproken die enkele formaliteiten moeten verzorgen.
- Ziekten en invaliden: zij moeten eerst toestemming vragen aan de adviserende geneesheer en mogen pas starten na akkoord.
- Werklozen en bruggepensioneerden: iedereen die een uitkering van de RVA ontvangt en vrijwilligerswerk wil presteren, moet een aanvraag indienen. Onder ‘iedereen die een uitkering ontvangt’, wordt verstaan: de (tijdelijk) werklozen, de persoon met een wachtuitkering, de persoon in loopbaanonderbreking, de persoon in tijdskrediet, de bruggepensioneerde. De kandidaat-vrijwilligers moeten een schriftelijke aanvraag indienen. Na de aanvraag mogen de vrijwilligers onmiddellijk beginnen. Zij moeten dus niet wachten op een goedkeurig. Wanneer er een weigering komt, zal die enkel gelden voor de toekomst.

<references />